Vous avez planifié de participer à un salon professionnel, mais vous avez du mal à vous organiser ? Effectivement, c’est un évènement qui doit se préparer à l’avance. Suivez quelques conseils pour mieux vous retrouver.
Choisir son salon et ses objectifs
Pour préparer un salon professionnel, il importe d’analyser les profils des visiteurs et des exposants. Optez-vous pour un salon payant ou pour un autre qui soit gratuit ? Que gagnerez-vous en participant à ces journées ? Votre entreprise sera plus visible ou alors, pourrez-vous développer votre portefeuille clients ? Ce sont autant de questions que vous devez vous poser dans le cadre du choix de votre salon. Par la même occasion, analysez vos objectifs. Pourquoi voulez-vous que votre entreprise participe à ce salon ? Vous comptez présenter de nouvelles prestations ou alors vous avez besoin d’optimiser votre image auprès des clients ? Il est judicieux d’opter pour la participation à un salon qui vous permettra de conclure de nouveaux partenariats. Seulement, pour vous faire remarquer par les partenaires potentiels, pensez à avoir un stand doté d’une superficie de 20 m2 au moins. Notez également que vous devrez débuter l’organisation de votre salon professionnel six mois avant la date prévue.
Communication et invitations
Après l’analyse de vos objectifs, la communication pour préparer un salon professionnel est une autre étape que vous devez suivre. Ainsi, créez des invitations que vous enverrez par mail. Vous avez aussi la possibilité d’avertir les invités par téléphone si nécessaire. Il ne faut pas oublier de mentionner votre numéro de stand.
Pour attirer l’attention pendant le jour de l’exposition, songez à organiser quelques animations et une distribution de petits cadeaux. Vous pouvez encore offrir un petit cocktail aux invités pour clôturer le salon professionnel. Dès lors, faites appel à un traiteur qui présente le meilleur rapport qualité-prix dans cette optique. N’oubliez pas non plus de faire part de votre présence sur les réseaux sociaux.
Le briefing des équipes
Au moins une semaine avant le jour J, réunissez tous les collaborateurs qui participeront au salon pour leur donner des instructions. Il faudra par exemple identifier le véritable prospect et le distinguer du simple touriste. Vos hôtesses d’accueil s’occuperont de distribuer des flyers tandis que d’autres commerciaux pourront répondre aux questions des clients. Il vous est possible d’organiser une petite conférence pour présenter votre société et vos services. Aussi, prenez soin de soigner votre discours et de le choisir assez court et concis pour ne pas ennuyer la masse.
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